Der Jahresabschluss wird am Stichtag erstellt, aber nicht erst dort vorbereitet. Wenn laufende Buchungen, Konten und offene Fragen während des Jahres geordnet sind, muss am Ende weniger rekonstruiert werden.
Diese Checkliste hilft Ihnen, Unterlagen zusammenzutragen und mögliche Lücken zu erkennen. Sie ist bewusst allgemein. Rechtsform, Branche und besondere Geschäftsvorfälle können weitere Schritte erfordern.
1. Buchhaltung bis zum Stichtag vervollständigen
Prüfen Sie zuerst, ob alle normalen Geschäftsvorfälle des Jahres erfasst sind:
- Kunden- und Lieferantenrechnungen;
- Gutschriften und Stornierungen;
- Bank-, Kreditkarten- und Kassenbewegungen;
- Löhne und Sozialversicherungen;
- MWST-Abrechnungen;
- private Einlagen oder Bezüge bei entsprechenden Rechtsformen;
- weitere geschäftliche Einnahmen und Ausgaben.
Fehlende Belege sollten als Liste sichtbar werden. So lassen sie sich gezielt suchen, statt dass der gesamte Bestand nochmals geprüft wird.
2. Bank, Kasse und Zahlungswege abstimmen
Die Salden in der Buchhaltung müssen zu den tatsächlichen Beständen am Stichtag passen. Halten Sie deshalb bereit:
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten;
- Kreditkartenabrechnungen;
- Kassenbestand und Kassenbuch, sofern vorhanden;
- Informationen zu noch nicht verbuchten Gebühren, Zinsen oder Belastungen;
- Angaben zu Zahlungsdienstleistern oder Zwischenkonten.
Bei Differenzen ist eine frühe Klärung hilfreicher als eine pauschale Korrekturbuchung ohne nachvollziehbaren Grund.
3. Offene Kunden- und Lieferantenposten prüfen
Eine Debitoren- und Kreditorenliste zeigt, welche Rechnungen am Stichtag noch offen sind. Prüfen Sie:
- Ist die Rechnung tatsächlich noch unbezahlt?
- Wurde eine Zahlung auf dem falschen Konto verbucht?
- Gibt es Gutschriften oder Teilzahlungen?
- Sind Forderungen zweifelhaft oder nicht mehr einbringlich?
- Gehört die Rechnung wirtschaftlich wirklich in dieses Jahr?
Nicht jede alte offene Position ist automatisch ein Fehler. Sie muss aber verstanden und richtig eingeordnet werden.
4. Inventar und Vorräte erfassen
Wenn Ihr Unternehmen Waren, Material oder angefangene Arbeiten hält, können Bestände für den Abschluss relevant sein. Dokumentieren Sie je nach Betrieb:
- Waren- und Materialbestände;
- angefangene Arbeiten;
- unfertige Leistungen;
- Bewertungsgrundlage und Stichtag;
- beschädigte oder nicht mehr verwendbare Bestände.
Gerade bei Handwerksbetrieben sollte klar sein, was laufender Verbrauch und was Bestand zum Jahresende ist.
5. Anlagevermögen aktualisieren
Maschinen, Fahrzeuge, Geräte oder grössere Anschaffungen werden nicht immer vollständig im Kaufjahr als Aufwand behandelt. Für den Abschluss helfen:
- Rechnungen und Kaufdatum;
- Angaben zur betrieblichen Nutzung;
- Verkäufe oder Ausmusterungen während des Jahres;
- Leasing- oder Finanzierungsunterlagen;
- vorhandene Anlagenlisten.
Welche Aktivierung und Abschreibung korrekt ist, hängt vom konkreten Gegenstand und der Situation ab.
6. Abgrenzungen und besondere Vorgänge sammeln
Manche Zahlungen gehören wirtschaftlich in ein anderes Jahr als ihr Zahlungsdatum. Denken Sie zum Beispiel an:
- im Voraus bezahlte Versicherungen oder Abonnements;
- noch nicht erhaltene Rechnungen für Leistungen des alten Jahres;
- bereits erbrachte, aber noch nicht verrechnete Leistungen;
- Ferien- oder Überzeitguthaben, sofern relevant;
- Darlehen, Zinsen oder Gesellschafterkonten;
- aussergewöhnliche oder einmalige Vorgänge.
Sie müssen die richtige Buchung nicht selbst bestimmen. Wichtig ist, dass der Vorgang und seine zeitliche Zuordnung erkennbar sind.
7. Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen abgleichen
Stellen Sie sicher, dass Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung zusammenpassen. Dazu können gehören:
- Jahreslohnsummen;
- Lohnausweise;
- Schlussabrechnungen und Deklarationen;
- offene Prämien oder Beiträge;
- Ein- und Austritte gegen Jahresende;
- besondere Vergütungen.
Wenn ich auch die Lohnadministration führe, können wir diese Übergaben gemeinsam organisieren.
8. MWST-Jahresabstimmung vorbereiten
Vergleichen Sie die MWST-Abrechnungen mit der Buchhaltung des gesamten Jahres. Relevante Punkte können sein:
- vollständig erfasste Umsätze;
- Vorsteuerbelege;
- Eigenverbrauch oder Privatanteile;
- Importe und Bezugsteuer;
- Differenzen zwischen Abrechnungen und Finanzbuchhaltung;
- notwendige Korrekturabrechnungen.
Die konkrete Behandlung gehört in fachliche Hände. Der Beitrag MWST-Abrechnung: Unterlagen erklärt die laufende Vorbereitung ausführlicher.
9. Verträge und externe Unterlagen bereitlegen
Einige Abschlusspositionen lassen sich nur mit den zugrunde liegenden Dokumenten beurteilen. Typische Beispiele:
- Miet- und Leasingverträge;
- Darlehensverträge;
- Versicherungsabrechnungen;
- Pensionskassen- und Sozialversicherungsunterlagen;
- Kauf- oder Verkaufsverträge;
- Behördenkorrespondenz;
- Protokolle oder Beschlüsse, sofern relevant.
10. Offene Fragen als eine Liste übergeben
Statt einzelne Unsicherheiten über viele Kanäle zu verteilen, sammeln Sie sie. Eine einfache Tabelle genügt:
| Vorgang | Betrag/Datum | Was ist unklar? | Beleg vorhanden? |
|---|---|---|---|
| Beispiel: Lieferantenrechnung | 15.12. | Zahlung erst im Januar | ja |
Diese Liste muss nicht alle Lösungen enthalten. Sie soll verhindern, dass dieselbe Frage mehrfach gesucht oder erklärt wird.
Welche Buchhaltungspflicht gilt?
Nach dem Schweizer Obligationenrecht führen juristische Personen wie AG und GmbH eine ordentliche Buchhaltung. Auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr fallen grundsätzlich darunter. Unterhalb dieser Schwelle bleibt mindestens eine vereinfachte Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage erforderlich.
Die Pflicht sagt jedoch noch nicht alles über Ihren konkreten Abschluss. Bei Unsicherheit sollte die Rechtsform und Situation individuell geprüft werden.
Unterlagen nach dem Abschluss aufbewahren
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und bestimmte Berichte werden grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt. Bei elektronischer Aufbewahrung müssen Lesbarkeit, Übereinstimmung und Integrität gewährleistet sein. Eine praktische Dateiablage ist nicht automatisch gleichbedeutend mit einer gesetzeskonformen Archivierung.
Kompakte Checkliste zum Kopieren
- laufende Buchungen vollständig;
- Bank, Kreditkarte und Kasse abgestimmt;
- offene Debitoren und Kreditoren geprüft;
- Inventar und angefangene Arbeiten dokumentiert;
- Anlagekäufe und Abgänge gemeldet;
- Abgrenzungen und Sonderfälle gesammelt;
- Lohnsummen und Meldungen abgeglichen;
- MWST-Jahresabstimmung vorbereitet;
- Verträge und externe Abrechnungen bereit;
- offene Fragen gebündelt.
Wenn mehrere Punkte offen sind, ist das kein Grund, den Abschluss hinauszuschieben. Es ist die Arbeitsliste. Ich kann mit Ihnen einordnen, was zuerst gebraucht wird und welche Abschlussarbeiten ich übernehmen kann.
Quellen und Stand
Für rechtliche und administrative Fragen gelten die aktuellen Angaben der zuständigen Behörden. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.