Eine MWST-Abrechnung fasst die steuerbaren Umsätze und zulässigen Vorsteuerabzüge einer Periode zusammen. Die Zahlen entstehen aber nicht erst im Formular. Sie kommen aus Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen, Importen und der laufenden Buchhaltung.

Darum ist die beste Vorbereitung kein separater MWST-Ordner kurz vor der Frist, sondern ein Ablauf, in dem relevante Vorgänge vollständig erfasst und Unklarheiten rechtzeitig markiert werden.

Zuerst klären: Besteht eine Steuerpflicht?

Für die meisten Unternehmen nennt die Eidgenössische Steuerverwaltung eine allgemeine Umsatzgrenze von CHF 100’000 aus den massgebenden Leistungen im In- und Ausland. Bestimmte Organisationen und Tätigkeiten haben andere Grenzen oder Regeln. Auch eine freiwillige Unterstellung kann möglich sein.

Eine Zahl allein genügt deshalb nicht für die Beurteilung. Relevant sind unter anderem:

  • Art der Leistungen;
  • Ort der Leistung;
  • steuerbare, befreite oder ausgenommene Umsätze;
  • weltweiter massgebender Umsatz;
  • Beginn oder Ende der Unternehmenstätigkeit;
  • besondere Branchen- oder Organisationsregeln.

Nutzen Sie für die konkrete Prüfung die aktuellen Informationen und Fragebögen der ESTV.

Welche Abrechnungsmethode wird verwendet?

Die MWST kann je nach Bewilligung und Situation nach der effektiven Methode, mit Saldosteuersätzen oder anderen vorgesehenen Verfahren abgerechnet werden. Die Methode beeinflusst, welche Werte aus der Buchhaltung benötigt werden und wie die Steuer berechnet wird.

Für die Übergabe an AdminDahn sollten deshalb bekannt sein:

  • MWST-Nummer;
  • Abrechnungsmethode;
  • Abrechnungsperiode;
  • Abrechnungsart nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten, soweit relevant;
  • bisherige Abrechnungen und Korrespondenz;
  • offene Fristverlängerungen oder Korrekturen.

Wenn Sie diese Angaben nicht sofort kennen, können sie gemeinsam in den vorhandenen Unterlagen oder im ESTV-Portal eingeordnet werden.

Unterlagen für die Umsatzseite

Für die deklarierten Umsätze können nötig sein:

  • Ausgangsrechnungen;
  • Gutschriften und Stornierungen;
  • Kassen- und Kartenzahlungen;
  • Anzahlungen oder Teilrechnungen;
  • Exporte und Nachweise;
  • Leistungen an ausländische Kundschaft;
  • Privatanteile oder Eigenverbrauch, wenn relevant;
  • Abstimmung mit Debitoren und Ertragskonten.

Nicht jede Rechnung wird gleich behandelt. Bei grenzüberschreitenden oder ausgenommenen Leistungen ist die richtige Einordnung besonders wichtig.

Unterlagen für mögliche Vorsteuerabzüge

Auf der Einkaufsseite können dazugehören:

  • Lieferantenrechnungen;
  • Einfuhrsteuerbelege;
  • Spesen- und Kreditkartenbelege;
  • Investitionsrechnungen;
  • Gutschriften und Rückerstattungen;
  • Aufteilung bei gemischter privater und geschäftlicher Nutzung;
  • Abstimmung mit Kreditoren und Aufwandkonten.

Ein Zahlungsnachweis ersetzt nicht immer die Rechnung. Umgekehrt zeigt eine Rechnung noch nicht, ob und wann sie bezahlt wurde. Beide Informationen können für eine saubere Abstimmung notwendig sein.

Import, Ausland und Bezugsteuer

Ausländische Dienstleistungen, Einfuhren oder Leistungen mit besonderem Leistungsort können zusätzliche MWST-Fragen auslösen. Markieren Sie deshalb Vorgänge mit Auslandsbezug, statt sie nur unter «Software», «Beratung» oder «Material» abzulegen.

Hilfreiche Unterlagen sind:

  • ausländische Lieferantenrechnung;
  • Leistungsbeschreibung;
  • Zoll- oder Einfuhrdokumente;
  • Zahlungsbeleg;
  • vorhandene Verträge;
  • Angabe, wo und wofür die Leistung genutzt wurde.

Die korrekte Behandlung hängt vom Einzelfall ab.

Abstimmungen vor der Einreichung

Eine MWST-Abrechnung sollte mit der Finanzbuchhaltung zusammenpassen. Prüfpunkte können sein:

  1. Stimmen die Umsatzkonten mit den deklarierten Umsatzpositionen überein?
  2. Sind steuerfreie und ausgenommene Umsätze getrennt erfasst?
  3. Sind Vorsteuerkonten vollständig und nachvollziehbar?
  4. Wurden Gutschriften in der richtigen Periode berücksichtigt?
  5. Gibt es Differenzen aus Rundungen oder früheren Korrekturen?
  6. Sind Privatanteile, Eigenverbrauch oder gemischte Verwendung relevant?
  7. Wurden Importe und Bezugsteuer geprüft?

Diese Liste ist keine vollständige Fachprüfung für jeden Betrieb. Sie zeigt, warum eine MWST-Abrechnung aus der Buchhaltung heraus vorbereitet werden sollte.

Jährliche MWST-Abrechnung seit 2025

Seit 1. Januar 2025 können Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis CHF 5’005’000 auf Antrag jährlich abrechnen. Die ESTV nennt dafür Bedingungen: Bisherige und künftige Abrechnungen müssen fristgerecht eingereicht und vollständig bezahlt sein. Der Antrag hat eine Frist, und während des Jahres werden von der ESTV festgesetzte Raten bezahlt.

Die jährliche Abrechnung reduziert die Zahl der Formulare, ändert aber nicht die Deklarationspflichten. Korrekturen, Jahresabstimmung und eine vollständige Buchhaltung bleiben wichtig.

Stand dieser Information: 20. September 2026. Prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle ESTV-Seite, da sich Verfahren und Fristen ändern können.

Online-Abrechnung

Die ESTV führt die elektronische Abrechnung über ihr Portal. Zugänge, Berechtigungen und Vertretung sollten vor der ersten Einreichung geklärt sein. Speichern Sie keine Zugangsdaten in ungeschützten E-Mails oder frei zugänglichen Dokumenten.

Wer die Abrechnung einreicht und wer Zahlungen auslöst, sind zwei verschiedene Zuständigkeiten. Legen Sie beide ausdrücklich fest.

Kompakte Unterlagenliste

  • MWST-Nummer, Methode und Periode;
  • vollständige Ausgangsrechnungen und Gutschriften;
  • Lieferanten- und Investitionsrechnungen;
  • Bank-, Karten- und Kassenbewegungen;
  • Import- und Zollbelege;
  • ausländische Dienstleistungen markiert;
  • besondere oder private Nutzungen gemeldet;
  • bisherige Abrechnung und offene Korrespondenz;
  • Umsatz- und Vorsteuerkonten abgestimmt;
  • Portalzugang und Zuständigkeit geklärt.

Was ich übernehmen kann

Ich kann MWST-relevante Buchungen und Unterlagen aus der laufenden Buchhaltung zusammenführen, offene Positionen klären und die Abrechnung im vereinbarten Umfang betreuen. Unter MWST-Abrechnung erfahren Sie, wie die Zusammenarbeit dabei aussieht.

Wenn gleichzeitig die laufende Buchhaltung betreut wird, können die Daten für die MWST von Beginn an entsprechend geordnet werden. Das ersetzt nicht die Prüfung besonderer Sachverhalte, reduziert aber die Zahl der nachträglich zusammengesuchten Informationen.

Quellen und Stand

Für rechtliche und administrative Fragen gelten die aktuellen Angaben der zuständigen Behörden. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.