Eine Zahl wäre die kürzeste Antwort. Ohne Angaben zu Ihrem Betrieb wäre sie jedoch kaum nützlich. Eine externe Buchhaltung kann eine kleine, klar vorbereitete Einzelfirma betreffen oder ein KMU mit Mitarbeitenden, MWST, vielen Belegen und zusätzlicher Administration. Beides heisst «Buchhaltung», verursacht aber nicht denselben Aufwand.

Ich veröffentliche deshalb keine erfundene Standardspanne. Dieser Beitrag zeigt stattdessen, welche Informationen einen Preis nachvollziehbar machen und worauf Sie beim Vergleich achten sollten.

Die sieben wichtigsten Kostenfaktoren

1. Beleg- und Buchungsvolumen

Nicht nur die Zahl der Belege zählt. Auch die Art der Geschäftsvorfälle spielt eine Rolle. Viele gleichartige, gut zuordenbare Vorgänge sind etwas anderes als wenige Belege mit wechselnden Sachverhalten und häufigen Rückfragen.

Für eine erste Einordnung helfen durchschnittliche Monatswerte:

  • Kundenrechnungen;
  • Lieferantenrechnungen;
  • Bank- und Kreditkartenbewegungen;
  • Kassenbewegungen;
  • weitere wiederkehrende Geschäftsvorfälle.

Sie müssen diese Zahlen für die erste Kontaktaufnahme noch nicht exakt kennen. Für eine belastbare Offerte werden sie später nützlich.

2. Zustand der vorhandenen Unterlagen

Eine laufend geführte Buchhaltung mit klarer Ablage lässt sich anders übernehmen als ein Bestand mit fehlenden Belegen, ungeklärten Konten oder mehreren parallelen Listen. Eine faire Offerte unterscheidet deshalb zwischen:

  • einmaliger Übernahme oder Bereinigung;
  • laufender, wiederkehrender Arbeit;
  • zusätzlichen Aufgaben ausserhalb des vereinbarten Umfangs.

Wichtig: Unsortierte Unterlagen sind kein Grund, sich nicht zu melden. Sie sind lediglich eine Information für die Planung.

3. Leistungsumfang

Vergleichen Sie nicht nur die Endsumme. Prüfen Sie, welche Leistungen tatsächlich enthalten sind:

  • laufende Buchhaltung;
  • Debitoren und Kreditoren;
  • Kontenabstimmungen;
  • MWST-Abrechnung;
  • Lohnadministration;
  • Jahresabschluss;
  • Steuererklärung;
  • administrative Zusatzaufgaben.

Eine tiefe Monatszahl kann nur die laufende Erfassung enthalten, während Abschluss oder MWST separat verrechnet werden. Eine höhere Zahl kann mehr Leistungen umfassen. Ohne Leistungsgrenze ist der Vergleich wertlos.

4. Anzahl Mitarbeitende und Lohnfälle

Bei der Lohnadministration zählt nicht nur die Kopfzahl. Ein- und Austritte, wechselnde Pensen, Quellensteuer, Absenzen oder verschiedene Versicherungen können zusätzlichen Abstimmungsbedarf erzeugen.

Wenn Sie Löhne auslagern möchten, nennen Sie neben der ungefähren Mitarbeitendenzahl auch besondere Konstellationen, soweit sie Ihnen bekannt sind.

5. MWST und Abschluss

MWST-Pflicht, Abrechnungsmethode und Abrechnungsperiode beeinflussen den Umfang. Beim Jahresabschluss kommen Abstimmungen, fehlende Unterlagen und besondere Geschäftsvorfälle hinzu.

Wenn dieselbe Person laufende Buchhaltung, MWST und Abschluss betreut, können Schnittstellen kleiner werden. Das bedeutet nicht automatisch einen bestimmten Preis, aber es verändert die Arbeitsorganisation.

6. Software und Übergabeweg

Eine gut eingerichtete bestehende Lösung kann Arbeit vereinfachen. Ein notwendiger Wechsel oder eine neue Einrichtung verursacht dagegen zunächst zusätzlichen Aufwand. Fragen Sie deshalb nicht nur: «Welche Software wird verwendet?», sondern:

  • Kann die bestehende Lösung weiterlaufen?
  • Wer richtet Zugänge und Konten ein?
  • Wie kommen Papierbelege in den Ablauf?
  • Wer prüft, ob Unterlagen vollständig sind?
  • Sind Softwarekosten in der Offerte enthalten?

Ich arbeite unter anderem mit Bexio, CashCtrl und Banana und kann mich auch in bestehende Lösungen einarbeiten.

7. Rhythmus und Zusatzkommunikation

Monatliche Verarbeitung, quartalsweise Arbeit und eine einmalige Jahresaufbereitung sind unterschiedliche Modelle. Auch umfangreiche Auswertungen, viele spontane Rückfragen oder zusätzliche administrative Aufgaben gehören in die Leistungsbeschreibung.

Was Sie vor einer Offerte zusammentragen können

Eine kompakte Übersicht reicht:

  1. Rechtsform und Geschäftsjahr;
  2. verwendete Buchhaltungssoftware;
  3. grobe Beleg- oder Buchungsmenge;
  4. Anzahl Mitarbeitende;
  5. MWST-Pflicht und bekannte Abrechnungsmethode;
  6. gewünschte Leistungen;
  7. Stand der aktuellen Buchhaltung;
  8. besondere Aufgaben, die immer wieder anfallen.

Diese Angaben machen eine Offerte nicht nur genauer. Sie zeigen auch, ob ein Anbieter Ihre Situation tatsächlich verstanden hat.

So vergleichen Sie zwei Angebote

Stellen Sie die Positionen nebeneinander:

Frage Offerte A Offerte B
Welche laufenden Arbeiten sind enthalten?    
Sind MWST und Jahresabschluss enthalten?    
Wie werden Zusatzarbeiten verrechnet?    
Welche Softwarekosten kommen dazu?    
Was muss intern vorbereitet werden?    
Wer ist die feste Ansprechperson?    
Wie wird eine einmalige Übernahme behandelt?    

Erst danach ist eine Monats- oder Jahreszahl sinnvoll vergleichbar.

Welche Versprechen Vorsicht verdienen

Seien Sie zurückhaltend bei Angeboten, die ohne Informationen zu Belegmenge und Umfang einen endgültigen Preis versprechen. Dasselbe gilt für unklare «Alles inklusive»-Aussagen, wenn Abschluss, Löhne oder Zusatzarbeiten nicht ausdrücklich benannt sind.

Eine seriöse Einordnung darf auch sagen: Für diese Aufgabe fehlen noch Angaben. Oder: Dieser Teil gehört nicht zum angebotenen Umfang.

Der interne Aufwand gehört in die Rechnung

Das SECO empfiehlt bei der Frage «selbst führen oder auslagern» auch zu prüfen, ob genügend Zeit und kompetentes Personal vorhanden sind und ob die Konzentration auf das Kerngeschäft sinnvoller wäre.

Vergleichen Sie externe Kosten deshalb nicht mit null. Vergleichen Sie sie mit dem realen internen Aufwand, einschliesslich Abenden, Unterbrechungen, Einarbeitung und der Verantwortung für wiederkehrende Fristen.

Wenn Sie eine konkrete Einordnung möchten, schildern Sie mir kurz Ihre Ausgangslage. Es ist nicht nötig, bereits alle Zahlen zu kennen. Gemeinsam klären wir zuerst, welche Angaben für einen passenden Umfang wirklich gebraucht werden.

Quellen und Stand

Für rechtliche und administrative Fragen gelten die aktuellen Angaben der zuständigen Behörden. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.